DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI E GESTIONE DIGITALE DEL FLUSSO DI LAVORO:
CON LA PIATTAFORMA PROCESSI RAPIDI E COSTI RIDOTTI.

Come automatizzare le procedure, eliminando la carta e riducendo del 60% i costi per la gestione della modulistica.

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FIDUCIARIA GIARDINI S.P.A. è una società fiduciaria indipendente che gestisce specifici mandati, prevalentemente di clientela privata e istituzionale, per attività di amministrazione societaria e patrimoniale.

+30 anni di esperienza
300 milioni di euro di masse amministrate

VANTAGGI OTTENUTI DALLA SOCIETA’

I benefici della dematerializzazione con Jamio per la gestione dei mandati fiduciari

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ELIMINAZIONE 
del flusso cartaceo

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AUTOMAZIONE
dei processi operativi 

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AUTOCOMPOSIZIONE di  
documenti e allegati

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Archiviazione AUTOMATICA
dei mandati

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GARANZIA di riservatezza
dei dati sensibili

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RISPARMIO del 60%
sui costi di gestione

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Jamio è la piattaforma BPM per gestire dati, documenti,
processi, strutture organizzative e altro ancora.

INTEGRAZIONE DELLA PIATTAFORMA

Come l’utilizzo di Jamio ha semplificato il flusso di lavoro per la gestione dei mandati

Lo scenario

Fin dalla sua costituzione, Fiduciaria Giardini è una società fiduciaria di “amministrazione statica”, che opera quindi sulla base di uno specifico mandato, in nome proprio ma per conto e interesse esclusivo del mandante, in esecuzione di specifiche disposizioni, affiancando i propri clienti nella loro vita e nelle loro decisioni.

A differenza di una banca, le attività di una fiduciaria sono molteplici e possono essere classificate in due principali aree di attività: amministrazione societaria e amministrazione patrimoniale.

La Fiduciaria redigeva documenti a partire da elenchi excel, gestiti direttamente dagli operatori della Fiduciaria, da cui si implementavano circa un centinaio di template in word, predefiniti e opportunamente personalizzati. Tale soluzione aveva in sé la problematica della mancanza di univocità del dato inserito e della farraginosità del sistema di creazione del documento.

Il fattore principale che ha spinto la Fiduciaria Giardini alla ricerca di tecnologie innovative è stato la necessità di strutturare la generazione di tali documenti e di informatizzare l’iter di produzione attraverso una gestione centralizzata delle informazioni anagrafiche e un supporto al controllo delle varie fasi delle procedure, oltre ad assicurare l’interazione tra tutti i sistemi software e i soggetti coinvolti nel processo.

La soluzione

Fiduciaria Giardini ha scelto una soluzione software su piattaforma Jamio openwork per risolvere il problema della dematerializzazione dei mandati e della gestione documentale attraverso il Cloud.

La soluzione ha permesso di ottimizzare le procedure interne, consentendo di allocare in modo più efficiente le risorse, ridurre i tempi di compilazione dei documenti legati ai contratti fiduciari e, soprattutto, porre le basi per una forteriduzione della produzione cartacea.

Il processo tipo è gestito in Cloud, rendendo possibile l’accesso alla documentazione in qualsiasi momento attraverso pc, tablet o smartphone. La soluzione si può integrare automaticamente con il sistema gestionale già in uso presso l’azienda, consentendo una imputazione unica dei dati.

Con Jamio openwork, Fiduciaria Giardini gestisce la contrattualistica e l’apertura di circa 100 nuovi contratti annui in modo totalmente informatizzato e con alti standard di processo al fine di continuare a servire i propri clienti con prodotti all’avanguardia in un mercato in continua evoluzione.

I risultati

Grazie alle caratteristiche della piattaforma Jamio openwork, i tempi di realizzazione della soluzione sono stati abbattuti di circa il 50% rispetto al normale sviluppo software.

L’uso di una piattaforma BPM in alternativa ad un software verticale ha consentito la realizzazione di una soluzione fortemente personalizzata e capace di sostenere in futuro altre evoluzioni del contesto organizzativo e di business.

Tra i benefici ottenuti dalla società spiccano l’eliminazione della carta e l’automazione dei processi operativi, che hanno portato la fiduciaria ad un risparmio del  60% circa sui costi di gestione dei mandati e del relativo flusso di lavoro.

A beneficio dell’azienda, inoltre, resta una soluzione che permette il monitoring in real time dell’andamento delle relazioni contrattuali e dello stato dei mandati, oltre ad una garanzia di riservatezza dei dati dei propri clienti.

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