Implementare modelli di gestione dei flussi di lavoro basati sull’automazione è più rapido e conveniente adottando un BPM software in modalità platform as a Service. Per semplificare, non sarà più necessario installare un nuovo componente sui propri sistemi aziendali e, di conseguenza, vi sarà un taglio ai costi maggiore rispetto a una tradizionale soluzione on-premise. Disporre di una piattaforma in cloud fornisce quindi diversi vantaggi: l’efficienza aumenta, i costi operativi si riducono e il workflow diventa più rapido e facile da gestire.
BPM software, gli svantaggi di un approccio tradizionale
Un software di business process management consente di ottimizzare i processi interni ed esterni, rendendoli più semplici e veloci: è questo ciò che accade ricorrendo all’automazione di più fasi, condizione resa possibile normalmente da applicativi basati su intelligenza artificiale (AI), in particolare modelli di machine learning e natural language processing.
Tuttavia, se da un lato si è più consapevoli dei benefici di queste soluzioni, dall’altro è bene sottolineare quanto sia utile poterne fruire senza dover installare un software sui propri sistemi aziendali o dover adeguare l’hardware di cui si dispone. Questa condizione infatti comporterebbe diversi svantaggi, tra cui:
- i costi legati all’installazione e alla configurazione in house;
- la necessità di disporre di personale IT specializzato che si occupi di implementazione e manutenzione, con conseguente difficoltà nel reperire le persone giuste per il ruolo e gli strumenti di lavoro adatti e nel predisporre adeguate voci di budget;
- l’eventuale creazione di percorsi di formazione ad hoc per gli operatori che lavoreranno con il programma;
- possibili problemi da un punto di vista legale, a partire dalla sicurezza dei dati.
Appare chiara, dunque, la mole delle spese e del tempo da dedicare alle fasi preliminari, oltre ai rischi sul piano della compliance normativa, della sicurezza e della corretta gestione dell’infrastruttura: quest’ultima, se non svolta adeguatamente, può portare al verificarsi di malfunzionamenti che hanno ripercussioni sulla business continuity e sulla reputazione aziendale. Tutto questo, inclusi gli scenari più gravi, si può evitare con un approccio as a Service.
BPM software, come funziona il modello as a Service
Implementare modelli di business process management è molto più rapido, sicuro ed efficace usufruendo di una piattaforma as a Service. In questo modo, la gestione dell’architettura IT sarà compito del service provider di riferimento: l’azienda che acquista il servizio potrà comodamente accedere alla piattaforma su cloud e utilizzare gli applicativi di business presenti al suo interno, realizzati secondo le esigenze della organizzazione. Vengono superate totalmente le fasi di installazione e configurazione, perché sarà possibile accedere alla piattaforma via web senza dover effettuare altre azioni, iniziando sin da subito a operare.
Tutto ciò che riguarda la struttura alla base della piattaforma sarà onere del provider – a partire dalla cyber security, la privacy e la manutenzione nel corso del tempo, sino alla prevenzione e rapida risoluzione di eventuali problemi che dovessero sorgere.
Le caratteristiche di un’architettura in cloud permettono di ottenere ulteriori benefici, come la scalabilità: la struttura si adatta facilmente alle nuove esigenze dell’organizzazione, perché è in grado di gestire rapidamente variazioni anche importanti di ruoli, attività, incarichi e flussi di lavoro. Tutto ciò risulta anche in un’ottimizzazione di costi e processi: la tariffa, infatti, sarà realmente commisurata all’effettivo utilizzo della piattaforma.
Inoltre, l’estrema flessibilità dell’architettura permette di personalizzare al massimo le applicazioni di business che si intende creare, in modo da realizzare soluzioni quasi “sartoriali”, fatte su misura per le proprie esigenze. Ancora meglio se la piattaforma è no-code, cioè se consente la creazione di nuovi applicativi anche senza conoscere i linguaggi di programmazione. In questo modo sarà possibile ridisegnare i workflow aziendali con il “linguaggio del business” senza particolari conoscenze tecniche e, soprattutto, in ottica di processo.
