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Gestione PEC in Energy & Utility

MAGAZINE N.47 | Efficientare la Gestione delle Comunicazioni PEC nelle Energy & Utilities

Nel contesto dinamico e sempre più digitale delle aziende del settore Energy & Utilities, l’adozione della Posta Elettronica Certificata (PEC) resta uno strumento fondamentale per garantire una comunicazione sicura e conforme alle normative vigenti e agli standard.

Le società operanti in questo settore affrontano una serie di sfide uniche, tra cui la necessità di mantenere elevati standard di sicurezza delle informazioni, gestire volumi considerevoli di comunicazioni e pratiche e interagire con una vasta rete di stakeholder, inclusi enti regolatori e clienti.

Non si può lasciare spazio ad errori ed inefficienze, tutto deve essere gestito con il massimo rigore; nasce quindi l’esigenza di essere supportati da opportuni strumenti nella gestione delle comunicazioni PEC per ottimizzare i processi operativi, garantirne l’esecuzione e migliorare complessivamente l’efficienza aziendale. In questo contesto, esploriamo l’importanza vitale di tali strumenti e come possano contribuire al successo delle aziende del settore Energy & Utilities.

LE ESIGENZE ORGANIZZATIVE

Le aziende del settore Energy & Utilities fanno ampio uso delle comunicazioni PEC per interagire con una vasta gamma di stakeholder, tra cui le Autorità di Regolamentazione come ARERA, i Sistemi Informativi Integrati (SII), i distributori, i fornitori, i clienti e altri attori della filiera.

Questo ampio utilizzo della PEC è essenziale, nonché regolamentato da standard di comunicazione (tra i vari la deliberazione 18 dicembre 2006, n. 294/06 e s.m.i. “Disposizioni dell’Autorità per l’energia elettrica e il gas in tema di standard di comunicazione”),  per attivare o gestire diverse flussi nel settore, e si inserisce in un contesto in cui lo scambio di informazioni avviene attraverso tracciati e canali diversi, che determinano una comunicazione frammentaria e onerosa in termini di attività manuali e meccaniche.

Molteplici aree aziendali, come l’ufficio commerciale, tecnico, amministrativo, legale, fiscale, servizio clienti, HR,  etc., e decine e decine di operatori interagiscono quotidianamente via PEC con una varietà di interlocutori per una vasta gamma di flussi.

Gestire notifiche e comunicazioni legalmente rilevanti (avvisi di scadenza, avvisi di violazioni normative, trasmissione di dati), ordini, sospensioni di servizio, solleciti di pagamento, messe in mora……. ciascun flusso di comunicazioni deve essere gestito con estrema precisione per garantire che le informazioni vengano trasmesse o ricevute in modo efficace e che le azioni necessarie vengano intraprese tempestivamente.

Cosa accadrebbe se una comunicazione importante dalla ARERA non pervenisse perché lo spazio del provider si è saturato e non riceve più PEC?

Ed ancora, se la comunicazione, pur arrivando, si perdesse sulla scrivania di qualcuno e non venisse lavorata o raggiungesse il giusto interlocutore in tempi non sostenibili?

A questo si aggiungono ore e ore di lavoro utilizzato per inviare periodicamente i solleciti di pagamento ai clienti o per scaricare le ricevute di una PEC da allegare ad una pratica….

Inoltre, sebbene il SII stia ottimizzando alcuni flussi di comunicazione, restano ancora comunicazioni massive da gestire via PEC. E’ impensabile gestirle manualmente e l’unica cosa possibile è quella di implementare delle procedure custom molto costose e complesse.

Questi sono solo esempi, che illustrano alcuni dei tanti scenari tipici dell’uso della PEC in una Energy & Utilities. Siamo certamente in un contesto organizzativo complesso, dove è necessario guardare alla efficacia ed efficienza del processo di comunicazione via PEC, alla riduzione dei rischi, oltre che ottemperare alla compliance e pensare anche a scenari di integrazione con software gestionali.  

Riportiamo di seguito una lista non esaustiva di obiettivi che una Energy & Utilities può porsi per migliorare le comunicazioni via PEC.

Il primo obiettivo che ci si pone è indubbiamente la riduzione del rischio ossia:

  • evitare il rischio di non recezione e invio delle PEC per riempimento della casella provider
  • evitare il rischio di smarrire le PEC e le ricevute
  • evitare il rischio che le PEC non vengano lavorate o non lavorate in tempo

 

Invece in termini di efficacia ed efficienza del processo è certamente utile:

  • ridurre i tempi di smistamento dei messaggi;
  • avere certezza che la PEC sia stata smistata al corretto destinatario interno
  • avere certezza che la PEC sia stata lavorata
  • gestire con rigore e rapidità comunicazioni semplici e massive
  • snellire l’operatività ed evitare perdite di tempo per la riconciliazione e la stampa delle ricevute
  • favorire i flussi di back office, per esempio per il controllo e la firma dei contratti in ingresso
  • centralizzare la gestione delle caselle
  • monitorare gli stati e dei tempi di lavorazione di un PEC
  • integrarsi con un ERP specie in casi di invii massivi e/o periodici

non sono da trascurare inoltre tutte gli accorgimenti in termini di sicurezza, privacy e accessi alle caselle.

In tale scenario gestire la PEC con strumenti tradizionali non è una soluzione vincente e può produrre inefficienze e rappresentare un rischio ed un costo che una azienda di questo settore non può concedersi.

Gestione PEC con Jamio openwork

LA SOLUZIONE

Per affrontare queste sfide, le aziende del settore Energy & Utilities devono fare affidamento su soluzioni software avanzate per la gestione delle comunicazioni PEC, che siano capaci di gestire il ciclo di vita di una comunicazione con logiche di processo e caratteristiche entreprise. Questi strumenti non solo semplificano i flussi operativi, ma offrono anche una serie di vantaggi tangibili che contribuiscono al successo aziendale.

Jamio openwork è una piattaforma che offre soluzioni a queste esigenze, già scelta sia da distributori che fornitori del settore. Grazie al suo Plug Message, che consente la connessione con i provider PEC, è possibile configurare soluzioni applicative che gestiscono l’intero ciclo di vita di una comunicazione PEC, orchestrando le attività tra i diversi attori, presidiandone i tempi, automatizzando l’invio di alcune comunicazioni, ed ottenendo un disaccoppiamento tra le persone, le caselle PEC e le informazioni scambiate.  Le persone vanno via, le informazioni restano!

La soluzione, prendendo in presidio una o piò caselle di Posta elettronica, anche di provider diversi, centralizza i diversi messaggi PEC in unico luogo accessibile in modo profilato dai vari operatori, svuota contestualmente lo spazio provider ed automatizza o rende più efficienti i flussi di invio e ricezione delle PEC.

In ingresso smista automaticamente le PEC sulla base di regole preconfigurate, ad una persona, un ufficio o un ruolo, e ne presidia il ciclo di lavorazione, dalla presa in carico al completamento.

Le persone vengono chiamate alla lavorazione di una PEC attraverso un task contenuto in un’agenda delle attività virtuale, che mostra solo le attività sui messaggi che devono essere lavorati.

Attraverso l’ausilio di una Dashboard si possono invece consultare tutti i messaggi in ingresso, su cui si è autorizzati, ed avere una visione di insieme dello smistamento di tutte le comunicazioni e del loro stato di lavorazione oltre che consultare lo storico delle lavorazioni.

L’ausilio di Alert automatici ed escalation sollecita le lavorazioni e ne presidia i tempi di lavorazione.

In uscita è possibile disporre di sistemi completamente automatici che riconciliano le ricevute con i messaggi inviati e monitorano lo stato della spedizione.

Sono inoltre gestiti flussi di invii massivi, sia semplici, laddove è sufficiente mandare una stessa comunicazione a tanti interlocutori, che complessi, come l’invio di un sollecito di pagamento, dove la comunicazione è differente per ciascun interlocutore ma la lavorazione avviene in modo massivo da parte degli operatori.

Riassumiamo di seguito le principali funzionalità:

  • svuotamento automatico delle caselle PEC del provider;
  • smistamento automatico delle PEC alle persone preposte e smistamento manuale
  • monitoraggio della presa in carico e lavorazione delle PEC e tracciamento dei tempi ed esecutori;
  • Riconciliazione delle ricevute con la PEC inviata e possibilità di stampare con un’unica azione messaggio e ricevute.
  • Monitoraggio degli invii
  • gestione dell’invio massivo di grossi flussi di comunicazioni anche con automatismi documentali ed integrazione con l’ERP
  • Centralizzazione caselle e accessi profilati

I VANTAGGI

Le soluzioni PEC Jamio non solo raggiungono gli obiettivi di efficacia, efficienza, riduzione del rischio, compliance ed integrazione, ma offrono anche un valore aggiunto significativo rispetto ad altre soluzioni presenti sul mercato. Questo perché le soluzioni PEC basate su Jamio non sono semplici soluzioni verticali, ma sono modellate utilizzando una piattaforma di Business Process Management (BPM) no-code.

Ciò significa che tali soluzioni presentano tempi di go-live estremamente ridotti e una notevole rapidità e flessibilità nell’adattarsi ai cambiamenti e nell’implementare ulteriori funzionalità o processi di business che potrebbero emergere nel tempo. Grazie alla natura no-code della piattaforma Jamio, le aziende possono rapidamente personalizzare le soluzioni PEC in base alle proprie esigenze senza dover dipendere da complesse e costose operazioni di sviluppo software. Questa flessibilità e agilità consentono alle aziende di rimanere competitive e reattive nel contesto dinamico e in continua evoluzione delle Energy & Utilities.

In conclusione, l’adozione di strumenti avanzati per la gestione delle comunicazioni PEC, meglio se no -code, rappresenta un passo fondamentale per le aziende del settore Energy & Utilities che desiderano mantenere elevati standard di efficienza operativa, conformità normativa e sicurezza delle informazioni. Investire in tali strumenti è cruciale per rimanere competitive in un mercato sempre più complesso e dinamico.

Academy Jamio openwork

Short master no-code all’Università di Torino.
Si parte a maggio 

Short master nocode Università di Torino

Come già annunciato qualche mese fa, l’Università di Torino ha inserito nella propria programmazione per l’a.a. 2023-24 un Corso Universitario di Aggiornamento Professionale dal titolo “Nuove frontiere per avvicinare business ed IT: il Citizen Developer e lo sviluppo applicativo no-code”.

La crescente presenza sul mercato di piattaforme di sviluppo applicativo low-code e no-code, infatti, sta determinando la nascita di nuove e diverse figure professionali che, senza specifiche competenze nella programmazione, possono occuparsi dello sviluppo di soluzioni software di classe enterprise.

Per questo motivo, il dipartimento di Management dell’università di Torino si è fatto promotore di uno short master progettato con la collaborazione di Jamio openworkKPMG e dell’Associazione Tecnologie per l’Accounting e l’Accountability che avrà come target giovani laureandi triennali, magistrali e diplomati ITS, il tutto con l’obiettivo di formare e certificare ufficialmente la figura emergente del “Citizen Developer”.

Lo short master, della durata di 125 ore, con 40 ore di lezioni frontali online e 85 di contenuti off-line, prevede argomenti che spaziano dalla cultura generale sulla digitalizzazione dei processi di business all’importanza di una corretta gestione dei dati, fino alla modellazione vera e propria di organizzazioni e processi mediante l’utilizzo di piattaforme low-code/no-code.

Jamio openwork, la piattaforma italiana di sviluppo applicativo no-code e partner del progetto universitario, sarà lo strumento attraverso il quale gli studenti impareranno a sviluppare applicativi aziendali senza la conoscenza dei linguaggi di programmazione.

Short master nocode Unito

APERTURA ISCRIZIONI E INIZIO CORSO

Le pre-iscrizioni sono aperte da lunedì 26 febbraio a venerdì 19 aprile.
Di seguito il link per richiedere informazioni.

Successivamente sarà la volta delle immatricolazioni che partiranno da lunedì 22 aprile a venerdì 3 maggio. Lo short master inizierà lunedì 6 maggio con la prima lezione online.

Clienti Partner Jamio openwork

Su Key4Biz si parla della sinergia tra Jamio openwork e Aruba Enterprise

Jamio openwork & Aruba

Da sempre la mission delle tecnologie Openwork si focalizza sull’approccio strategico alla definizione e ottimizzazione dei processi aziendali attraverso linguaggi visivi in sostituzione dei linguaggi di programmazione (approccio no-code). In breve tempo dal lancio della piattaforma di BPM Jamio openwork, e la conseguente traiettoria di crescita dei volumi di dati e di traffico, hanno reso evidente la necessità di affiancarsi a infrastrutture e servizi sempre più performanti e sicuri, come quelli offerti dal Cloud Server di Aruba.

La proficua collaborazione con Aruba S.p.A., quindi, è una garanzia di massima stabilità e sicurezza della piattaforma Jamio openwork. Ne ha parlato anche Key4biz, il quotidiano italiano sulla digital economy e sulla cultura del futuro, focalizzato su Internet, Media, Cybersecurity, Telecoms, Smart City, Energia, Intelligenza artificiale, Blockchain, Robot e Games. A corredo del case, raccontato da Key4Biz, anche una intervista ad Alessandro Cortese, IT Director Openwork.

Alberto Magnani, Business Analyst di Amada Italia, parla di Jamio openwork

Alberto Magnani, Business Analyst dell’azienda leader nel settore delle macchine per la lavorazione della lamiera, spiega le ragioni che hanno portato l’azienda a puntare su Jamio openwork  per riorganizzare i flussi aziendali.

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