Poter centralizzare le comunicazioni in un’unica piattaforma software significa, in generale, essere certi di non perdere i propri dati e avere sempre sott’occhio la situazione dei processi di business. Nello specifico, una gestione PEC ottimizzata facilita gli utenti nello svolgimento delle attività, oltre a supportare le organizzazioni nel rispettare la legislazione vigente.
Cos’è la PEC e perché digitalizzarne la gestione
PEC, ovvero “Posta elettronica certificata”, secondo quanto pubblicato da AGID – Agenzia per l’Italia Digitale “ha lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento. Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio, con precisa indicazione temporale”.
Questo strumento ha rappresentato un fortissimo acceleratore della digitalizzazione documentale, ma d’altro canto, ha comportato la necessità di instaurare flussi di lavoro diversi.
È fondamentale, per esempio, ricordare che i gestori di posta certificata hanno obbligo di tenere la prova di consegna per 30 mesi, ma la normativa vigente in merito alla conservazione dei documenti prevede che le aziende conservino le ricevute per 10 anni. Ciascuna organizzazione, sia privata sia pubblica, ha a che fare con diversi gestori di PEC (a seconda dei vari attori con cui intrattiene comunicazioni) e, di conseguenza, deve gestire e conservare più ricevute di spedizioni e consegne avvenute. Risulta immediatamente evidente quanto possa essere significativo il vantaggio apportato da uno strumento che si occupi di tutto questo.
Cosa significa e perché dotarsi di un tool per la gestione mail e PEC?
Gestione delle PEC significa monitorare un certo numero di messaggi inviati a più utenti – spesso ricorrendo a molteplici gestori – e integrare le comunicazioni con quelle derivanti da dagli altri account mail, anche tradizionali.
Dotarsi di un’unica piattaforma che fornisca strumenti efficaci per integrare i sistemi e fare archiviazione digitale è imprescindibile per inviare, ricevere, smistare e poi conservare il tutto in modo efficiente e semplice. Si ha, inoltre, la garanzia di poter contare su uno spazio sicuro che ponga al riparo dalle minacce di perdere i dati.
Un’unica piattaforma rappresenta, infine, un utilissimo contenitore da cui attingere le informazioni, rendendo immediata la condivisione dei contenuti.
I benefici della tecnologia applicata alla PEC management
Sfruttare le tecnologie più evolute per la PEC management ha indiscutibili vantaggi pratici. I benefici derivanti da una gestione automatizzata possono essere raggruppati in due macroaree: maggiore efficienza e produttività, e più cultura aziendale della digitalizzazione.
Più produttivi ed efficienti sin da subito grazie alla PEC management digitale
Un benefit importante e immediato derivante dall’adozione di un tool per la gestione PEC è avere le caselle PEC sempre vuote. Questo permette di non dovere far fronte a problemi di spazio.
Questo strumento rende possibile, inoltre, l’automazione di tutte le parti che compongono un flusso di messaggi, dalla loro creazione (occupandosi sia di invii multipli sia massivi) allo smistamento di ciò che arriva. Tutto, occupandosi anche dei provider utilizzati, offrendo all’utente un’unica interfaccia, soluzione in grado di semplificare e velocizzare il lavoro degli addetti, e ottimizzare tempi e costi di gestione delle comunicazioni.
Un software di PEC management tecnologicamente avanzato tiene traccia delle lavorazioni effettuate aggiornando via via la cronologia e segnalando problemi e priorità in modo da mettere al riparo l’azienda da errori e distrazioni dei singoli. Ogni utente può predisporre un’agenda in cui raggruppare tutti i propri messaggi e verificarne l’evoluzione.
A quest’ultimo punto, si aggiunga il fatto che si può stabilire il periodo di conservazione di ciascun messaggio, tenendo sempre presente l’obbligo di conservazione delle PEC per minimo dieci anni.
Infine, vi sono soluzioni che consentono invio massivo, ovvero di spedire messaggi PEC a più destinatari in modo sicuro e simultaneo. Questo significa accelerare ulteriormente le procedure, mantenendo, naturalmente, la personalizzazione, la riservatezza e la validità legale del contenuto spedito come se si effettuassero invii singoli.
Aumentare la cultura della digitalizzazione e della collaboration con un software di PEC management
Un tool di PEC management ha un ruolo di rilievo anche dal punto di vista della trasformazione digitale. Utilizzando un applicativo di questo tipo si contribuisce alla promozione in azienda di una cultura maggiormente improntata su collaboration e incremento della produttività.
La tecnologia può supportare gli utenti mettendo a disposizione, ad esempio, campi dedicati ai numeri di protocollo dei messaggi stessi e alla stesura di note per i colleghi.
Ciò si traduce, tra l’altro, nell’agevolazione della creazione di workflow che consentano uno smaltimento più rapido delle pratiche, facilitando le lavorazioni e il successivo recupero dei dati. Sarà, infatti, più semplice e rapido compiere ricerche, filtrare le informazioni, predisporre report sulla PEC inviata con la cadenza necessaria alla propria organizzazione e così via.
Infine, non bisogna trascurare il vantaggio riguardante la sicurezza e la tutela del patrimonio informativo derivati dall’uso di un software che consente l’automazione della PEC management. Mediante quest’ultimo è, infatti, possibile definire permessi e policy di accesso ai messaggi e ai dati più o meno sensibili in essi contenuti, con facilità, in base all’organizzazione aziendale gerarchica e/o alle attività. Ciò fa sì che lo strumento di gestione PEC sia un prezioso alleato sul fronte del rispetto delle normative: basti pensare al GDPR e a tutto ciò che concerne la privacy.
Nel complesso, dunque, uno strumento di PEC management può migliorare qualitativamente il lavoro delle aziende che lo adottano, sotto diversi punti di vista. I benefici sono evidenti in termini di gestione agile, paperless e compliant delle procedure documentali. A questi si affianca un vantaggio forse meno concreto ma di pari importanza: quello di abilitare lo shift verso un modello di organizzazione più moderno, adeguato a bisogni ed esigenze del presente e del prossimo futuro.
