Gestire la PEC in modo efficiente è una leva per tagliare tempi e costi dei processi documentali, migliorando le performance aziendali ed evitando rischi di ritardi. L’automazione delle diverse fasi dell’iter relativo alla posta elettronica certificata (PEC) è fondamentale per ottenere risultati concreti. Per raggiungere questo obiettivo, però, è indispensabile introdurre in azienda una soluzione come una piattaforma cloud native, in grado di rivoluzionare questi aspetti garantendo alti livelli di personalizzazione del servizio, integrazione con i sistemi aziendali e capacità di monitoraggio.
Per capire l’importanza di questo fronte, è interessante approfondire il caso della società AMCO, uno dei principali operatori specializzati nella gestione dei crediti deteriorati e con un track record di successo lungo vent’anni, che ha scelto come partner tecnologico Openwork: usufruisce, infatti, della soluzione in cloud Jamio, attraverso la quale ha implementato modelli di Business Process Management (BPM) e migliorato la gestione delle PEC.
Gestire la PEC in una realtà aziendale: perché serve automatizzare
La posta elettronica certificata conferisce ai messaggi il valore legale di una raccomandata, per cui certifica in maniera sicura il momento dell’invio e della ricezione: è diventato uno strumento importante per l’operatività aziendale, i cui processi di gestione richiedono di essere strutturati adeguatamente in modo da ottimizzare le attività. Prendendo in considerazione il caso specifico di AMCO, la PEC viene utilizzata soprattutto per i processi legati al credito: è dunque un perno importante per il core business della società.
Data la necessità di snellire processi che, per la mole di comunicazioni giornaliere, avrebbero richiesto tempi e costi elevati per essere gestiti in modo analogico, AMCO ha scelto Openwork e la piattaforma Jamio per concretizzare in azienda i paradigmi della Business Process Optimization. Quattro aspetti in particolare hanno portato a profonde modifiche:
- l’ottimizzazione di ogni fase della gestione della PEC;
- la possibilità di monitorare e di usare strategicamente i dati raccolti;
- l’elevato grado di personalizzazione della piattaforma Jamio;
- la capacità di integrazione con i sistemi aziendali.
1. Gestire la PEC, come funziona l’ottimizzazione del processo
La piattaforma cloud native Jamio ha permesso ad AMCO di gestire in modo automatico lo smistamento di parte dei messaggi PEC, impostando regole personalizzate per indirizzare le mail ai giusti destinatari. Anche se non si dispone di competenze particolari in materia di programmazione, la piattaforma consente, infatti, di personalizzare facilmente alcuni parametri. Jamio si basa su soluzioni di Intelligenza Artificiale (AI) e dispone, nello specifico, di un motore semantico che supporta l’utente nel riconoscimento delle aree di competenza o dei soggetti destinatari di un messaggio, attraverso la presenza di elementi utili a determinare il contenuto della PEC.
Tutto questo permette di automatizzare il processo di “inoltro” della posta certificata, parallelamente all’attività di smistamento manuale. Considerando il valore legale della PEC e i motivi del suo utilizzo, come la partecipazione a bandi o segnalazioni alle autorità di controllo, un invio tardivo o sbagliato si ripercuoterebbe in modo negativo sull’azienda stessa.
2. Monitoraggio del processo e uso strategico dei dati
La digitalizzazione di ogni fase della gestione della PEC consente di monitorare tutto l’iter verificando se, quando e in che modo i messaggi sono stati presi in carico. Jamio offre ad AMCO la possibilità, per esempio, di analizzare i tempi di lavorazione dei messaggi. Infatti, l’automazione dei processi richiede l’elaborazione di dati non strutturati: queste informazioni vengono raccolte e analizzate dalla piattaforma, che poi le rende fruibili agli utenti. Ciò consente di capire i punti di forza e di debolezza della propria operatività.
3. Gestire la PEC in modo personalizzato grazie al cloud
A proposito della già citata possibilità di personalizzare le impostazioni, va sottolineato che Jamio openwork è una piattaforma cloud native che conferisce alla soluzione elevate doti di scalabilità e flessibilità. Grazie al cloud, la gestione degli aggiornamenti viene facilitata da una piattaforma user friendly, che non richiede supporto esterno per essere utilizzata.
Jamio è una piattaforma versatile che consente di entrare in modalità di modifica in completa autonomia. In caso di necessità, la società può comunque contare sul partner tecnologico Openwork, pronto a offrire assistenza. Il provider ha oltretutto aiutato AMCO a personalizzare le funzioni della piattaforma, anche quelle non native, in base alle proprie esigenze.
4. Gestire la PEC è più facile con l’integrazione dei sistemi
Le possibilità offerte da una soluzione flessibile come Jamio hanno spinto AMCO a voler ulteriormente puntare su questa piattaforma: è al vaglio il lancio di una soluzione integrata con l’applicativo di gestione dei crediti della società, in maniera da alimentare quotidianamente il motore semantico e rendere ancora più efficienti i processi automatizzati.
L’obiettivo è arrivare a gestire in modo automatizzato anche la corrispondenza ordinaria, sia elettronica che cartacea, ottimizzando quindi soluzioni e risorse. Del resto, Jamio è facilmente integrabile con gli ERP e gli altri sistemi aziendali, caratteristica che semplifica il workflow e velocizza le procedure documentali oltre ai flussi informativi.
