LA PEC PER L’EDILIZIA SUL CLOUD: COMUNICAZIONI PIU’ VELOCI E MAGGIORE CONTROLLO CON LA PIATTAFORMA COLLABORATIVA

Come Automatizzare e semplificare il processo organizzativo e il flusso documentale collegato all’utilizzo della Posta Elettronica Certificata.

Guarda il caso di quest’azienda edile.

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ASTALDI è uno dei principali Contractor italiani e tra i primi 100 a livello mondiale nel settore delle costruzioni; progetta, realizza e gestisce infrastrutture pubbliche e grandi opere di ingegneria civile.

95 anni di esperienza
40 paesi in cui opera

VANTAGGI OTTENUTI DALL’ AZIENDA

I benefici ottenuti da Astaldi con l’utilizzo della Piattaforma BPM per la gestione dei messaggi PEC

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GESTIONE centralizzata  
dei messaggi PEC

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CONTROLLO
dei flussi di lavoro

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CONDIVISIONE sicura 
di dati e documenti

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AUTOMAZIONE
nello smistamento dei messaggi 

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TRACCIABILITA’ delle lavorazioni
di ciascun operatore

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AZZERAMENTO dei costi
per le controversie

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Jamio è la piattaforma BPM per gestire dati, documenti,
processi, strutture organizzative e altro ancora.

INTEGRAZIONE DELLA PIATTAFORMA

Come l’utilizzo della Piattaforma in Cloud ha semplificato le procedure di gestione della PEC

Lo scenario

ASTALDI era alla ricerca di una piattaforma flessibile e subito integrabile che fosse in grado di assicurare la disponibilità di un’applicazione con una frequenza d’uso in crescita e condivisa in un’organizzazione estesa.

Nel corso del 2016, Astaldi ha avviato un progetto di ampliamento e diffusione degli utenti PEC all’interno del Gruppo, pertanto la società si è confrontata con l’esigenza di gestire le caselle di Posta Elettronica Certificata attive in tutta l’organizzazione.

Nella quotidianità, la gestione delle PEC era poco strutturata: all’interno della sede centrale, l’Ufficio protocollo e l’Ufficio legale erano i principali intermediari per smistamento e invio delle PEC, mentre le sedi distaccate gestivano in autonomia ingresso e/o uscita delle PEC mediante accesso diretto alla tradizionale piattaforma WebMail; in entrambi i casi, l’invio di comunicazioni o lo smistamento della posta in entrata erano effettuati manualmente.

Questo processo meccanico presentava diverse lacune: accesso poco controllato dal punto di vista della sicurezza IT, nessuna possibilità di organizzare il flusso di lavoro per la posta in entrata, ritardi nel recapito delle comunicazioni legati alla possibile indisponibilità delle risorse che avevano accesso alla WebMail, assenza di procedure di archiviazione delle comunicazione.

La soluzione

Astaldi ha scelto Concerto PEC per favorire il trattamento tempestivo ed accurato di importanti flussi informativi, nell’ottica di migliorare complessivamente qualità, efficienza e trasparenza delle comunicazioni.

Il nuovo processo prevede l’utilizzo di una sola casella PEC per ogni società del Gruppo, nonché la definizione di precise regole di visibilità della posta in entrata e in uscita, nonché ben definiti criteri di accesso alle caselle PEC stesse.

L’ adozione della piattaforma cloud Jamio openwork per la gestione della PEC ha generato una serie di benefici all’azienda, tra cui il controllo completo del flusso di lavoro e sulla presa in carico, la gestione centralizzata dei messaggi in entrata e in uscita, un risparmio sui costi, procedure semplificate, condivisione dei dati, flessibilità in caso di cambiamenti dell’organigramma aziendale; tutto questo con un investimento commisurato all’esigenza della società.

L’adozione della piattaforma Jamio openwork ha coinvolto direttamente le figure dell’Organizzazione e della Direzione Sistemi Informativi di Astaldi.

I risultati

Concerto PEC ha permesso di automatizzare l’intero iter operativo legato ai messaggi e alle caselle PEC degli uffici coinvolti.

L’utilizzo di una piattaforma BPM garantisce per Astaldi maggiore strutturazione dei processi di posta in entrata ed uscita oltre che un risparmio in termini di costi rispetto alla normale raccomandata.

L’ azienda può governare le molteplici funzionalità legate alla PEC, ma anche le esigenze organizzative di monitoraggio delle operazioni e archiviazione automatica di documenti (ricevute e messaggi PEC), da un unico applicativo.

Adesso il Gruppo Astaldi è in grado di t
racciare il flusso dei messaggi in entrata ed in uscita con ricevuta di accettazione e consegna, accorpare e monitorare gli allegati, smistare automaticamente i messaggi in entrata secondo regole organizzative preimpostate e tracciare le singole lavorazioni effettuate da ciascun operatore.

L’integrazione della Piattaforma è avvenuta senza impatto sullo scenario informativo già esistente in azienda.

La differenza tra una Piattaforma ed un software tradizionale?

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